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Emergenza COVID19 – La nostra richiesta via PEC per lo svolgimento del Consiglio Comunale ed eventuali Commissioni Consiliari con l’utilizzo di strumenti telematici (videoconferenza).

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In virtù della situazione emergenziale creatasi col diffondersi della pandemia COVID-19. Abbiamo fatto richiesta al sindaco di utilizzare gli strumenti telematici, per poter svolgere i Consigli Comunali e le eventuali Commissioni Consiliari,dove poter prendere quelle decisioni importanti negli interessi di tutti i cittadini in questi delicati momenti.

Alla c.a. del Sindaco sig. Giovanni Di Martino

Comune di Praiano

Alla c.a. dei Capigruppo Consiliari

e p.c. alla c.a. del Segretario Comunale

dott. Vincenzo Galano

PEC:protocollo.praiano@asmepec.it

OGGETTO: Emergenza COVID19 – Svolgimento del Consiglio Comunale ed eventuali Commissioni Consiliari con l’utilizzo di strumenti telematici (videoconferenza).

l sottoscritti Consiglieri Comunali per il Movimento 5 Stelle, Fiorella Fusco, Diego Cuccurullo e Arturo Terminiello, in virtù dell’esperienza consiliare telematica sviluppata dal comune di Bologna, cui gli scriventi si riferiscono, e in conseguenza all’emergenza pandemica COVID-19, assodato che le attività consiliari debbano necessariamente proseguire, rappresentano al sig. Sindaco, ai sigg. Capigruppo e al Segretario Comunale quanto segue.

Considerato il D.L. N. 18 del 17 marzo 2020 «Misure di potenziamento del Servizio Sanitario Nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da COVID19».

Richiamate le disposizioni emergenziali:

– DPCM 8.3.2020, Art. 1, lettera h) Sono sospese le riunioni degli organi collegiali in presenza.

– DPCM 11.3.2020, art. 1 comma 6, le pubbliche amministrazioni, assicurano lo svolgimento in via ordinaria delle prestazioni lavorative in forma agile del proprio personale dipendente, e individuano le attività indifferibili da rendere in presenza.

– D.L. n.18/2020, Art. 73, comma 1, Semplificazioni in materia di organi collegiali – Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus covid-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei Ministri del 31 gennaio 2020, i Consigli e le Giunte comunali che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità preventivamente tracciati dal Presidente del Consiglio comunale ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun Ente.

Per quanto fin qui premesso e al fine di poter convocare l’Assise Comunale e dar modo di svolgere regolarmente eventuali Commissioni consiliari,

Chiedono

al Sindaco, nella qualità di Presidente del Consiglio Comunale, di adottare le seguenti misure organizzative così elencate:

1. Le sedute del Consiglio comunale e delle Commissioni consiliari si svolgono in videoconferenza, fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei Ministri il 31 gennaio 2020.

2. Ferme restando le prassi per la convocazione e la messa a disposizione di atti e documenti inerenti gli argomenti all’ordine del giorno, la partecipazione alla seduta avverrà da remoto, con collegamento in videoconferenza, assicurando a tutti i Consiglieri la possibilità di intervenire secondo i tempi e le modalità previste dal Regolamento per il funzionamento del Consiglio Comunale.

3. La verifica del numero legale terrà conto dei collegamenti attivati.

4. La Presidenza del Consiglio comunale sarà assistita dal Segretario Comunale, in collegamento, per le necessarie attività di registrazione presenze e verbalizzazione.

5. Le votazioni si svolgeranno per appello nominale e l’espressione del voto sarà registrata ed annotata in modo inequivocabile dalla Segreteria con l’eventuale ausilio degli scrutatori.

6. Qualora dovesse rendersi necessaria l’acquisizione agli atti e/o la distribuzione di ordini del giorno ed emendamenti nel corso della seduta, ciascun consigliere dovrà far pervenire gli stessi alla Segreteria in forma digitale.

7. Le sedute saranno pubbliche, garantendo collegamenti in streaming.

8. Nulla cambia in materia di certificazione della presenza al fini del gettone e dei permessi dal lavoro.

9. Le indicazioni sopra illustrate valgono anche per eventuali Commissioni consiliari: laddove la Presidenza ritenesse, si può prevedere l’assistenza dalla segreteria o incaricato, per le necessarie attività di registrazione presenze e verbalizzazione.

Di seguito si fornisce l’esempio preso per questa esperienza, infatti il comune di Bologna dispone della versione business di G-Suite che comprende anche MEET.

Questi alcuni consigli tecnici rivisti e adattati dagli scriventi, sulla base di quanto elaborato dal Consigliere Comunale e referente di Sharing della Fondazione Rousseau, Marco Piazza.

PUBBLICITÀ E TRASPARENZA DELLE SEDUTE

• La convocazione delle sedute continua ad essere pubblicata sui canali standard già da tempo digitali.

• Viene incluso un link per seguire in tempo reale i lavori.

LO STRUMENTO MEET

L’amministratore di Meet può creare una “stanza” (videoconferenza).

Per accedere alla stanza ci sono 2 modalità:

• Modalità interattiva nominale: ovvero con la possibilità di prendere parola e scrivere nella chat associata alla videoconferenza – Si deve essere in possesso di un link che viene inviato ai soli consiglieri e staff che deve attivamente partecipare ai lavori del consiglio. Cliccando sul link non si entra automaticamente in videoconferenza ma si deve essere esplicitamente accettati dal gestore della videoconferenza.

• Modalità solo streaming, anonima:

non è possibile prendere la parola – viene generato un link che però consente solo la visione.

Per rendere la videoconferenza visibile a tutti, anche a chi non avesse il link, lo staff dedica un PC che rilancia lo streaming generato da Meet su un canale youTube comunale creato ad hoc.

APERTURA SEDUTA CONSIGLIO

• Appello nominale a cura della Segreteria generale. I consiglieri devono comparire frontalmente davanti alla videocamera per permettere il riconoscimento.

• Il Presidente del Consiglio dichiara aperta la seduta al raggiungimento del numero legale. Segue la scaletta dei lavori preparata dalla Segreteria generale.

VOTAZIONI

• Il Presidente scrive l’oggetto della votazione nella chat di Meet associata alla videoconferenza. Attende un minuto prima di svolgere la votazione.

• La votazione si svolge per appello nominale. I consiglieri devono comparire frontalmente davanti alla videocamera per permettere il riconoscimento.

• La chiamata nominale dei Consiglieri si svolge secondo le normali procedure.

CONSULTAZIONE DEL PRESIDENTE

• Il Presidente e il Segretario (eventualmente adeguatamente supportati) sono in contatto tramite una chat WhatsApp, «chat di Presidenza», si consultano in merito alla conduzione della seduta, ai tempi residui, all’ammissibilità di mozioni d’ordine, fatti personali e tutto quanto previsto dal «Regolamento delle Adunanze del Consiglio Comunale».

• Per interagire con la Presidenza, depositare un emendamento, un OdG, richiedere una mozione d’ordine o un fatto personale, il consigliere scrive in chat al Presidente che poi si confronta nella «chat di Presidenza» sulla richiesta.

DEPOSITO E DISTRIBUZIONE DOCUMENTI

• I Consiglieri inviano i documenti al Presidente esclusivamente in formato digitale.

• Il Presidente li inoltra in «chat di Presidenza». Se necessario, il Segretario li salva e rinomina con numerazione progressiva.

• Quindi i testi sono inviati a tutti i Consiglieri con un apposito broadcast WhatsApp preventivamente creato per la distribuzione dei documenti in formato digitale, evitando il cartaceo

MOZIONI D’ORDINE O FATTO PERSONALE

Per richieste di intervento per mozioni o fatto personale, il Consigliere telefona preventivamente o scrive un messaggio WhatsApp al Presidente.

Il Presidente si consulta nella «chat di Presidenza», e scrive al Consigliere la decisione che, se di ammissibilità, viene riportata nella chat generale, ad esempio:

• per mozione d’ordine, la parola al Consigliere…

• per fatto personale, la parola al Consigliere…

RICHIESTA DI PAROLA – USO DELLA CHAT

Meet prevede una chat associata alla videoconferenza. Questa chat è usata dai Consiglieri esclusivamente per chiedere la parola. La parola sarà concessa seguendo l’ordine di prenotazione in chat.

Il Presidente la usa la chat per tutte le comunicazioni di servizio, ad esempio:

• Poniamo in votazione la delibera

numero …

• Ha aggiunto la propria firma all’OdG il consigliere …

• Parola al consigliere … per …

• Poniamo in votazione la richiesta di sospensione del Capogruppo …

NOTE TECNICHE FINALI

• Si consiglia di usare una cuffia con microfono, tenendo microfono e telecamera spenti quando non si interviene o non si vota.

• Oltre allo streaming in tempo reale rilanciato in diretta su youTube, Meet consente di registrare l’intera videoconferenza.

Il file con la registrazione sarà in seguito caricato sul canale youTube del Consiglio Comunale a ulteriore garanzia di trasparenza.

In conclusione, le operazioni indicate possono a prima lettura apparire laboriose, ma in effetti rispecchiano le normali pratiche quotidiane e un utilizzo standard dei social e dei dispositivi telematici di videoconferenza.

Cordiali saluti,

Praiano, 31.03.2020

I consiglieri comunali M5S

Fiorella Fusco

Diego Cuccurullo

Arturo Terminiello

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